PAPELES DE TRABAJO E INFORME DE AUDITORIA
PAPELES DE TRABAJO DE LA AUDITORIA
Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la
información obtenida por el auditor en su revisión, así como los resultados de
los procedimientos y pruebas de auditoría aplicados; con ellos se sustentan las
observaciones, recomendaciones, opiniones y conclusiones contenidas en el
informe correspondiente.[1]
OBJETIVOS
Los papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes objetivos:
·
Registrar de
manera ordenada, sistemática y detallada los procedimientos y actividades
realizados por el auditor.
·
Documentar el
trabajo efectuado para futura consulta y referencia.
·
Proporcionar
la base para la rendición de informes.
·
Facilitar la
planeación, ejecución, supervisión y revisión del trabajo de auditoría.
·
Minimizar
esfuerzos en auditorías posteriores.
·
Dejar
constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditoría y de que el
trabajo se efectuó de conformidad con las Normas de Auditoría del Órgano de
Control y demás normatividad aplicable.
·
Estudiar
modificaciones a los procedimientos y al programa de auditoría para próximas
revisiones.
NATURALEZA Y CARACTERÍSTICAS
Los papeles de trabajo deberán:
·
Incluir el
programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones; el programa deberá
relacionarse con los papeles de trabajo mediante índices cruzados.
·
Contener
índices, marcas y referencias adecuadas, y todas las cédulas y resúmenes que
sean necesarios.
·
Estar
fechados y firmados por el personal que los haya preparado.
·
Ser
supervisados e incluir constancia de ello.
·
Ser completos
y exactos, a fin de que muestren la naturaleza y alcance del trabajo realizado
y sustenten debidamente los resultados y recomendaciones que se presenten en el
informe de auditoría.
·
Redactarse
con concisión, pero con tanta precisión y claridad que no requieran
explicaciones adicionales.
·
Ser
pertinentes, por lo cual sólo deberán contener la información necesaria para el
cumplimiento de los objetivos de la auditoría.
·
Ser legibles,
estar limpios y ordenados, y tener espacio suficiente para datos, notas y
comentarios (los papeles de trabajo desordenados reflejan ineficiencia y
permiten dudar de la calidad del trabajo realizado).
En cuanto a la “evidencia” contenida
en los papeles de trabajo, estos deberán cumplir los siguientes requisitos:
- Suficiencia. Será suficiente la evidencia objetiva y
convincente que baste para sustentar los resultados y recomendaciones que
se presenten en el informe de auditoría.
- Competencia. Para que sea competente, la evidencia
deberá ser válida y confiable; es decir, las pruebas practicadas deberán
corresponder a la naturaleza y características de las materias examinadas.
- Importancia. La información será importante cuando
guarde una relación lógica y patente con el hecho que se desee demostrar o
refutar.
- Pertinencia. La evidencia deberá ser congruente con
los resultados, conclusiones y recomendaciones de la auditoría.
PROPIEDAD Y CONFIDENCIALIDAD
Los papeles de trabajo serán propiedad del Órgano
de Control, por contener la evidencia de trabajos de auditoría realizados por
su personal. Por tanto, su guarda y custodia serán responsabilidad de los
auditores y, para evitar el riesgo de que se extravíen o sean utilizados
indebidamente por terceras personas, las Direcciones de Auditoría deberán
archivarlos en un sitio designado especialmente para ello, de preferencia bajo
llave.
La confidencialidad está ligada al cuidado y
diligencia profesional con que deberán proceder los auditores del Órgano de
Control. Por contener información confidencial, el uso y consulta de los
papeles de trabajo estarán vedados por el secreto profesional a personas ajenas
a los auditores, salvo requerimiento o mandato de autoridad competente.
Con objeto de que los papeles de trabajo estén
debidamente resguardados y archivados, se formarán tantos legajos como sean
necesarios, que se archivarán en compiladores tamaño carta.
Cada legajo incluirá un índice para facilitar la
localización de las cédulas y demás papeles de trabajo.
Los papeles de trabajo de auditorías terminadas
deberán conservarse por un período de cinco años, en el archivo general a cargo
del Centro de Informática, Documentación y Archivo con excepción de aquellos
que, por no haberse solventado alguna recomendación, permanezcan en la oficina
del Auditor Especial y/o en la Dirección de Auditoría
correspondiente, quienes serán responsables de custodiarlos.
CLASIFICACIÓN
DE LOS PAPELES DE TRABAJO.
Con base en su utilización y contenido, los
papeles de trabajo se clasifican en archivo permanente o expediente continuo de
auditoría y papeles de trabajo actuales. A continuación, se señalan las
características de cada uno de ellos.
Archivo Permanente o Expediente Continuo
de Auditoría
El archivo permanente constituye un legajo o
expediente especial en que se concentran los documentos relativos a los
antecedentes, constitución, organización, operación, normatividad jurídica y
contable e información financiera y programático-presupuestal, actas y
documentos de entrega recepción de los entes fiscalizables. Esta información,
debidamente actualizada, servirá como instrumento de referencia y consulta en
varias auditorías.
La integración del archivo permanente se iniciará
en la etapa de planeación de la auditoría, cuando se obtenga información
general sobre el ente por auditar (organización, funciones, marco legal,
sistemas de información y control, etc.)
El archivo permanente se actualizará con la
información que se obtenga al ejecutar una auditoría o al dar seguimiento a las
recomendaciones correspondientes. Su integración deberá sujetarse a lo
dispuesto en el procedimiento para la Integración y Actualización del
Archivo Permanente, emitido por el Órgano de Control o de cada una de las áreas
correspondientes.
Papeles de Trabajo del Período
Los papeles de trabajo actuales o del período se
elaboran y obtienen en el transcurso de la auditoría; en ellos se deja
evidencia del proceso de planeación y del programa de auditoría; del estudio y
evaluación del control interno; del análisis de saldos, movimientos,
operaciones, tendencias y razones financieras; del registro de la naturaleza,
alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría; de la supervisión
realizada; de la persona que aplicó los procedimientos y de la fecha en que se
realizó el trabajo; de las conclusiones de la revisión; y del informe de
auditoría en que se incluyan las recomendaciones formuladas.
Los papeles de trabajo denominados cédulas de
auditoría, se clasifican de acuerdo a la Guía para la
Elaboración de Papeles de Trabajo, en cédulas sumarias, analíticas,
subanalíticas, de informe, de observaciones y de seguimiento de
recomendaciones.
1. Cédulas sumarias o de
resumen
En las cédulas sumarias se resumen las cifras,
procedimientos y conclusiones del área, programa, rubro o grupo de cuentas
sujeto a examen; por ejemplo, ingresos, gastos o asignaciones presupuestales.
Es conveniente que estas cédulas contengan los
principales indicadores contables o estadísticos de la operación, así como su
comparación con los estándares del período anterior, con el propósito de que se
detecten desde ese momento desviaciones importantes que requieran explicación,
aclaración o ampliación de algún procedimiento, antes de concluir con la
revisión (véase la Guía para la Elaboración de Papeles de
Trabajo).
2. Cédula Analítica
Además de contener la desagregación o análisis de
un saldo, concepto, cifra, operación o movimiento del área por revisar, en las
cédulas analíticas se detallan la información obtenida, las pruebas realizadas
y los resultados obtenidos.
Es conveniente que la información recabada se
agrupe o clasifique de tal forma que permita detectar fácilmente desviaciones o
aspectos sobresalientes de las operaciones, y que a ella se agreguen los
comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida interpretación.
Las pruebas que deben consignarse en las cédulas
analíticas se refieren a las investigaciones necesarias para cumplir los
objetivos establecidos en los programas de trabajo, considerando las cifras y
datos asentados en la cédula sumaria.
En dichas cédulas se incluye, además, el análisis
de cifras específicas o la verificación de algún cálculo, que son útiles para
reforzar el resultado de las pruebas. Su aplicación parte de razonamientos de
tipo financiero o estadístico; algunas aplicaciones se pueden referir, por
ejemplo, a razones de rentabilidad o producción per cápita, la determinación
del costo-beneficio, las variaciones entre el gasto ejercido y el presupuesto,
conciliaciones, etc.
Asimismo, en las cédulas analíticas se incluyen
los resultados finales, representados por las observaciones.
3. Cédulas
Subanalíticas
Por medio de las cédulas subanalíticas, se
desagregan o analizan con detalle los datos contenidos en una cédula analítica.
Si se examina, por ejemplo, la cuenta de inversiones en valores, la cédula
subanalítica sería aquella en que se mostraran los saldos mensuales de las
cuentas de inversión.
4. Cédula de
Observaciones
Las deficiencias e irregularidades que se hayan
encontrado en el transcurso de la revisión, se resumirán en esta cédula de
observaciones, debidamente identificados con el número de cédula
correspondiente, a fin de facilitar su consulta y revisión.
5. Cédula de Informes
Una vez concluido el trabajo de auditoría, y de
manera adicional a las cédulas en que se presenten las conclusiones, se
integrará, al inicio del expediente de papeles de trabajo, un informe donde se
expongan brevemente los antecedentes de auditoría, los procedimientos de
auditoría aplicados y sus resultados, a fin de ofrecer un panorama de trabajo
realizado y de las posibles acciones por emprender.
6. Cédula de seguimiento de
recomendaciones
Si del trabajo de auditoría se derivan
recomendaciones u otro tipo de acciones legales, será necesario dejar
constancia de ello, primeramente en cédulas de discusión o de comentarios y
después en cédulas de control de seguimiento. (Actas de Notificación de
Observaciones).
FORMULACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Para diseñar las cédulas y su integración
ordenada, es preciso considerar las necesidades de la revisión en función de
los objetivos planteados y de las probables conclusiones a que se pretenda llegar,
con objeto de que constituyan elementos prácticos para estructurar la
información, su proceso y los resultados de los procedimientos aplicados.
A continuación se describen las cualidades que
debe reunir una cédula para cumplir su cometido:
a) Objetiva:
es decir, la información debe ser imparcial y lo suficientemente amplia para
que el lector pueda formarse una opinión.
b) De
fácil lectura: para lo cual su contenido se integrará de manera
lógica, clara y sencilla.
c) Completa: en
cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditoría realizado, y
sustentar debidamente los resultados, conclusiones y recomendaciones.
d) Relacionar
claramente: los cruces entre las distintas cédulas (sumarias,
analíticas y subanalíticas, de tal manera que los índices y marcas remitan al
lector a otros datos con facilidad.
e) Ser
pertinente: por lo cual sólo deberá contener la información necesaria
para cumplir el objetivo propuesto.
INFORMES DE AUDITORIA
Es la expresión de una opinión profesional, en el
que se materializa el resultado del ejercicio de auditoria y contiene además
del dictamen, la evaluación del control interno, el cumplimiento de las normas
y procedimientos, y otros aspectos relacionados con la gestión y el periodo
examinado”.[2]
La comunicación de resultados, debe ser: Oral y
Escrita
Objetivos del Informe.
·
Dar
cumplimiento a los objetivos que originaron el ejercicio.
·
Dar a conocer
los resultados.
·
Presentar las
observaciones y conclusiones de manera objetiva, así como las recomendaciones.
Es importante que los informes de auditoría, conciba
de manera precisa el hallazgo, es decir la detección física y soportada de lo
observado en el proceso; causa, la fuente de la debilidad o problemática
susceptible de mejorar; efecto, en términos de impacto o materialidad y
recomendación, como insumo o valor agregado como resultado de la auditoria.
De lo anterior se desprende, que sí no conocemos
el origen o causa del hallazgo, estaremos limitados para hacer una
recomendación coherente y apropiada sobre la actividad, registro, proceso o
área auditada, lo cual imposibilitaría su mejoramiento; lo mismo sucede con el
impacto o efecto del hallazgo, como quiera que la materialidad demanda mayor
atención y gestión de los responsables e imprime mayor entendimiento sobre la
consecuencia que se derivan de lo detectado.
El dictamen del auditor deberá describir la
auditoría en cuanto incluye:
·
Examinar,
sobre una base de pruebas selectivas, la evidencia para soportar los montos y
revelaciones de los estados financieros;
·
Evaluar los
principios de contabilidad usados en la preparación de los estados financieros;
·
Evaluar las
estimaciones importantes hechas por la administración en la preparación de los
estados financieros; y,
·
Evaluar la
presentación general de los estados financieros.
·
El dictamen
deberá incluir una declaración del auditor de que la auditoría proporciona una
base razonable para su opinión.
·
Presentar la
evaluación del control interno (Calidad de los controles)
Se entiende como el proceso que ejecuta la
administración con el fin de evaluar operaciones especificas con seguridad
razonable en tres principales categorías: Efectividad y eficiencia operacional,
confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de políticas, leyes y
normas.
Características de los informes.
Preciso: Sin desviaciones significativas en razón a la naturaleza de la
organización y a los objetivos de la Auditoria.
Conciso: De manera sucinta, donde lo comunicado sea realmente importante y
material.
Objetivo: Producto de hechos reales y no estar sujeto a varias
interpretaciones.
Soportado: Teniendo como referente las pruebas, documentación e información que
valide lo afirmado
Elementos básicos del informe de
Auditoria.
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